Anke Horstman Tech 21 aug 2018, 12:00

Leestijd: 3 minuten

Inbox vol na de vakantie? Zo ruim je snel op!

Fijne vakantie gehad? I hope so! Het is (binnenkort) weer tijd om naar het werk te gaan en de realiteit onder ogen te komen. 400 mailtjes bijvoorbeeld die zich in jouw afwezigheid in de inbox hebben verzameld. Hoe zorg je dat je daar niet urenlang mee aan de slag gaat? Hier volgen wat tips.

Neem de tijd voor je mail

In het boek ‘Fluitend naar je werk’ legt coach Roland Leenaarts uit dat je de tijd moet nemen om je mailbox bij te werken. Zo raak je niet direct van de leg door de hoeveelheid berichten. Wat mij betreft is dat een goede tip, maar overdrijf het niet. Probeer een keuze te maken in de mail die je wel wilt lezen en wat je aan je voorbij laat gaan. Lang niet alle informatie heb je nodig om je werk goed te doen. En 400 mails kun je waarschijnlijk toch niet goed in je opnemen.

Plan van aanpak om je mailbox op te ruimen

Zorg eerst dat je alle mails kort scant. In de eerste ronde kijk je alleen naar de onderwerpregel van de mail. Mails die je over het algemeen direct kunt archiveren:

• Nieuwsbrieven
• Re: Re: Re: Re: mailtjes (alleen de laatste uit de reeks moet je bewaren)

In ronde 2 open je de oudst ongeopende mail die nog niet gearchiveerd is. Indien niet te lange tekst lees je hem volledig door, bij lange mails lees je het intro en de laatste alinea(’s). In de laatste alinea lees je namelijk meestal of er iets van je verwacht of aan je gevraagd wordt. Kom je tot de conclusie dat de mail alleen ter kennisgeving is, dan archiveer je hem. Wordt er een actie gevraagd, dan laat je de mail in de inbox staan.

Zo werk je de hele lijst snel door, zonder veel energie te verspillen. Uiteindelijk houd je een overzichtelijke lijst over met mails waar een actie aan gekoppeld is. Grote kans dat je 75 procent van alle mail in ronde 1 en 2 hebt weggewerkt. Dat voelt minder overwhelming dan dat je 400 mails ziet en niet weet wat je daarin te wachten staat. Je hebt bovendien al kort gescand wat erin staat en weet beter wat je wel en niet direct moet oppakken.

Tijd voor plan B..?

Plan B is voor de echte daredevils: selecteer alle (400) binnengekomen mailtjes uit je vakantie. Druk op Delete. Klaar is Kees. En als je denkt: dat doet toch niemand, nou dan heb ik nieuws voor je. Ik had ooit een collega die het elk jaar weer deed. Zijn motto: “Als het echt belangrijk is, mailen ze me wel opnieuw”. Ach… helemaal onlogisch klinkt het ook niet.

Foto credits: Marlous Krul – VelixFotografie

Over TechGirl.nl

TechGirl.nl is dé technologiewebsite voor vrouwen, gemaakt door Anke Horstman. TechGirl ontstond in 2012 als tegenreactie op de vele tech-websites die vooral op mannen zijn gericht, en is het bewijs dat een tech-website voor vrouwen echt niet hoeft te betekenen dat elke smartphone roze moet zijn, maar dat er zeker aandacht is voor style. Hier vind je alles over technologie, media en lifestyle. #techgirl: het nieuwe #fitgirl