Manners.nl Geld & Carrière 21 jul 2023, 17:30

Leestijd: 3 minuten

5 productiviteitsfouten in de eerste 10 minuten van je dag

Reality check: in de eerste 10 minuten van jouw dag maak je zeker een paar van deze ‘fouten’ rond productiviteit.

Met koffie of het checken van mail verspil je waarschijnlijk de meeste productieve tijd van je dag. Zonde, want volgens productiviteitsexperts zijn de eerste 10 minuten cruciaal voor de rest van jouw werkdag. In deze korte periode wordt de toon gezet.

Fouten in de morgen rond je productiviteit

Gebruik de eerste minuten van je werkdag om je dag te plannen en in de juiste state of mind te komen. Vijf fouten om te voorkomen.

1. Koffie

Voor veel mensen is die eerste koffie van de dag een ritueel. Zonder een bakkie kan je werkdag bijna niet beginnen. Toch blijkt uit onderzoek dat je jouw koffie beter op een ander tijdstip kunt drinken. Namelijk op een moment dat je die boost in energie en focus nodig hebt. Dit is waarschijnlijk tussen 10.00 en 11.30 uur en tussen 14.00 en 17.00 uur, de tijdstippen wanneer de cortisolniveaus automatisch dalen in ons lichaam. Cafeïne stimuleert namelijk de bijnieren, waardoor je cortisol piekt na het drinken van een kopje.

2. Geen ‘brain dump’

Volgens productiviteitsexpert David Allen (het brein achter de productiviteitstechniek Getting Things Done) geeft te veel informatie in je hoofd jou het gevoel dat jij de controle hebt, terwijl je dat in werkelijkheid helemaal niet hebt. Hij raadt aan om aan het begin van de dag een ‘brain dump’ te maken, en gedurende de dag een notitieboek bij de hand te hebben waar je al je ideeën, to-do’s en bedenkingen kunt opschrijven.

De gedachte hierachter: als je opschrijft aan het begin van de dag dat je Jantje nog een mail moet sturen, popt deze gedachte niet opeens in je hoofd op als je net lekker in een flow zit.

3. Email checken

Als jij de dag begint met je mailbox, laat je jouw agenda bepalen door andermans verzoekjes. Bewaar je mailbox dus voor het moment dat je de eerste taak kunt afstrepen van je to-do list. Het is ook gewoon fijner om je mailtjes af en toe te checken en te beantwoorden, dan je mailbox constant op de achtergrond aan te hebben staan. Het duurt namelijk 25 minuten om weer die maximale productiviteit terug te krijgen na het beantwoorden van een binnenkomend mailtje. Zonde.

4. Meerdere taken tegelijkertijd starten

Veel mensen starten de dag met verschillende kleine taken. Het openen van je mailbox en Slack, de cijfers bekijken van gisteren, dat ene telefoontje plegen waar je gisteren niet aan toe bent gekomen, op het intranet kijken of je daar nog wat gemist hebt. Hoe deze chaotische start van de dag er precies uitziet verschilt natuurlijk per bedrijf en per functie. Eén ding is zeker: multitasken zorgt niet voor meer productiviteit, dus verspil de eerste 10 minuten van de dag dan ook niet op deze manier.

Het is voor veel mensen prettiger om direct te weten waar je prioriteiten liggen en in de eerste taak te duiken. Maak aan de hand van de eerder genoemde ‘brain dump’ dus een to-do list en bepaal drie prioriteiten: die taken moeten sowieso af vandaag.

5. Belangrijke taken uitstellen

Vaak starten mensen niet alleen met een heleboel taken, het zijn ook vaak makkelijke taakjes. Ingewikkeldere, langere of minder leuke taken bewaren ze tot later. Daardoor loop je daar de hele dag tegenaan te hikken. Onderzoek laat zien dat je wilskracht gedurende de dag afneemt. Dat is ook waarom we ons ‘s ochtends voornemen om ‘s middags te sporten, en vervolgens niet gaan. Tijdens je middagdip heb je geen energie meer om deze taak nog op te pakken.

Bovendien: als die lastige taak de hele tijd in je achterhoofd zit, zal dit ook geen goede invloed hebben op je productiviteit. De oplossing? Eat the Frog. Deze methode houdt in dat je de dag begint met de taak waar je het meest tegenop kijkt. Probeer het.

Dansen, drankjes en dankbaarheid op festivals: ‘We onderschatten de kracht van dankbaar zijn’