Lisa en Shirah Gezondheid 19 feb 2018, 07:00

Leestijd: 3 minuten

6 mailgewoontes waar je vandaag nog mee moet stoppen

Ben je een groot deel van je werkdag kwijt aan het beantwoorden van mails? En is je mailbox standaard ontploft? Dan zijn deze slechte mailgewoontes voor jou waarschijnlijk heel normaal.

Een goed voornemen: stop er vandaag nog mee.

6 slechte mailgewoontes op de werkvloer

1. Te lange mails schrijven

Je hebt er vast een hekel aan: mails waar geen eind aan komt en die je na drie keer lezen pas begrijpt. Maak er daarom een gewoonte van om alleen beknopte mails te versturen. Dé truc is om je mails nooit langer dan vijf regels te maken. Niet alleen duidelijk voor de ontvanger, maar het scheelt jou ook tijd. En de kans is klein dat je op een korte mail een lang antwoord krijgt.

2. De hele dag je mail checken

Een mailbox wordt wel vergeleken met een to-do list waar anderen op kunnen schrijven. Door steeds je mail te checken, ben je voordat je het weet bezig met dingen die op dat moment niet belangrijk zijn. Niet alleen slecht voor je productiviteit, maar het maakt je ook onrustig.

Probeer daarom maximaal drie keer per dag je inbox te checken en gooi de mailapp van je telefoon. Zo kom je niet in de verleiding om in de trein of in de rij van de supermarkt je mail te openen.

3. Je mailbox vol laten stromen

Staan er 1372 mails in je mailbox? Tijd om de bezem erdoor te halen! Gebruik Unroll om je uit te schrijven van ongewenste nieuwsbrieven, gooi onbelangrijke mails weg en creëer overzicht.

Vraag jezelf voortaan bij elk nieuw bericht af: ‘Wat wil ik hier mee doen?’ Het antwoord kan zijn: weggooien, archiveren of meteen beantwoorden. Streef naar een compleet lege mailbox aan het eind van de dag. De mails waar je echt niet aan toe bent gekomen, zet je in een ‘to do’-map voor morgen.

4. Je verontschuldigen als je een mail niet meteen beantwoordt

In deze tijd verwachten de meeste mensen meteen antwoord. Laat je niet gek maken door de ongeduldigheid van anderen. Jaren hebben we postduiven gebruikt om brieven te versturen, dus nu kan een mail ook best even wachten.

Bied voortaan niet meer je excuses aan als je een mail niet direct beantwoordt, maar stuur: ‘Bedankt voor je geduld.’

5. Zomaar mensen in de CC zetten

Om te voorkomen dat de mailbox van anderen volstroomt, denk eerst na of ze echt in de CC moeten staan. Is het belangrijk dat ze hiervan op de hoogte zijn? Als het antwoord ‘ja’ is, voeg dan hun mailadres toe aan de CC.

Je kunt je ook afvragen of je iemand zou bellen om de inhoud van de mail te delen. Is het antwoord op deze vraag ook ‘ja’? Dan is het slim om een kopie van de mail te sturen.

6. Een onduidelijke onderwerpregel schrijven

Door een duidelijke onderwerpregel weet je al wat je er in de mail staat, voordat je hem opent. Ideaal, want zo kun je makkelijk bepalen of je de mail nu of beter later kunt beantwoorden. Ook is het hierdoor een eitje om je mailbox goed te ordenen. Probeer daarom altijd een zo’n duidelijk mogelijke onderwerpregel te schrijven. Zie het als mini-samenvatting van de mail.

Stress onder de loep: wat gebeurt er in ons brein als we stress hebben?