Jana Witteman Geld & Carrière 6 mrt 2024, 16:50

Leestijd: 3 minuten

Tijd tekort? Met deze 5 strategieën win je tot wel twee uur per dag

Dagelijks overwerken, altijd tijd tekort en lijkt het alsof je altijd haast hebt? Dan kunnen deze strategieën jouw leven wellicht een stukje makkelijker maken. Want dankzij het juiste tijdsmanagement, win je zo tot twee uur per dag.

Heb jij een zittend beroep en zou je wel wat meer willen bewegen op een dag? Op deze simpele manieren gebruik je je lichaam een stuk meer.

Efficient tijdsmanagement

Administratieve taken, PowerPoints in elkaar zetten of mails beantwoorden: we zijn er maar druk mee. Michelle Wiesman, oprichter van trainingsbureau Flipmonday noemt het corvee-taken. En als we daar nu eens wat minder tijd aan kwijt zijn, dan houd je zo twee uur per dag over voor andere – belangrijkere – zaken.

Mailbeheer

Een overvolle mailbox waar nog zo’n twintig mails wachten op jouw aandacht. Alleen het idee levert al stress op. Daarom adviseert Wiesman om dat voortaan anders aan te pakken. Verdeel de mails in categorieën.

Geen actie of antwoord vereist? Dan kan de mail na het lezen direct de prullenbak is. Volgt er een to do uit de e-mail? Schrijf deze op je takenlijst en verplaats daarna de mail. Heb jij zelf het antwoord niet? Koppel of raadpleeg dan een collega, maar laat het niet opstapelen. Zo voorkom je dat het een sluimerende taak in je achterhoofd wordt.

Beperk (technologische) afleiding

Prettig, zo’n laptop en telefoon als je start met een nieuwe baan. Maar een lesje hoe daarmee om te gaan zou geen overbodige luxe zijn. Want die apparaten voorzien ons continu van prikkels en daarmee van constante afleiding.

Daarom adviseert Wiesman om tijd in te plannen waarop je deze afleidingen uitschakelt. Zo word je op momenten even niet afgeleid en werk je (waarschijnlijk) een stuk productiever.

Een vaste agenda met flexibele taken

Plannen, plannen en nog eens plannen. Dat lijkt het geheime recept voor het ideale tijdsmanagement. Zet in ieder geval altijd alle vergaderingen goed in je agenda en vergeet ook de eventuele reistijd niet (en daar hoort ook een toiletpauze of wandeling naar een andere verdieping bij).

Plan daarnaast ook tijd in voor je eigen taken. Zet wellicht niet iedere taak vast op een bepaald tijdstip, maar creëer ruimte voor jezelf om wel je eigen taken af te ronden. Zit je dag al helemaal volgepland door afspraken met anderen? Dan heeft het geen zin om een ellenlange to-do lijst naar je laptop neer te leggen. Kijk hoeveel ruimte je hebt voor eigen taken en bepaald op basis daarvan welke taken je die dag kunt afronden.

Energiemanagement versus tijdsmanagement

Het is niet alleen belangrijk om de regie te nemen over je eigen tijd, maar vergeet vooral je energie niet. Als je allerlei ingewikkelde vergaderingen hebt, is het wellicht geen goed idee om in de tijd dat er ruimte is voor eigen taken, de meest ingewikkelde werkzaamheden te verrichten.

Tony Schwartz is het brein achter The Energy Project. Volgens hem kennen we vier verschillende energielevels, die hij onderverdeelt in zones. De zone waarin je optimaal presteert, de zone waarin je herstelt, de zone waarin je aan het overleven bent en de zone waarin je bungelt aan de rand van een burn-out.

Door heen en weer te bewegen tussen de eerste twee zones, voorkom je dat je in zone drie of vier terecht komt. En hoewel je misschien constant in de optimale prestatiezone wil blijven, heb je ook tijd in de herstelzone nodig om weer terug te kunnen naar de optimale prestatiezone.

Afkoppelen

Om optimaal gebruik te kunnen maken van je tijd in de herstelzone heeft Wiesman nog een belangrijke laatste tip. Bouw een paar minuten in aan het einde van je werkdag om af te koppelen. Zijn er taken die je nog niet hebt kunnen afronden? Schuif deze door naar een ander moment en plan dat alvast in. Zo weet je precies wat je de volgende dag te doen staat, zonder dat er de hele nacht niet-afgeronde taken door je hoofd spoken.

Collega met stress? Met deze tips schieten we elkaar te hulp

Gestrest of overspannen? Dit kan de bedrijfsarts voor je betekenen

Reacties