Tessa Ham Geld & Carrière 5 jul 2021, 19:09

Leestijd: 5 minuten

3 tips om prioriteiten te stellen: nooit meer te druk met onbelangrijke taken

Je stuurt de ene na de andere mail uit, rent van meeting naar meeting en hebt het gevoel dat je hartstikke druk bent. Maar als je aan het einde van de dag gesloopt je laptop dichtklapt, vraag je je af wat je nou eigenlijk echt hebt gedaan. Je kan niet goed prioriteiten stellen: je hebt de hele dag urgente taken verkozen boven de taken die echt belangrijk zijn.

Waarom is het zo verleidelijk om ‘druk, druk, druk’ te zijn met onbelangrijke taken? En wat kun je doen om dit te veranderen?

Waarom we slecht zijn in prioriteiten stellen

Wanneer we gestresst zijn en tijdnood hebben, besluiten onze hersenen zich te focussen op één ding. Op dat moment kiezen we niet voor de strategische keuze op de lange termijn, maar voor het blussen van het brandje dat voor onze neus woekert.

Zelfs als we rationeel gezien wel weten dat de belangrijke taak ons meer gaat opleveren, kiezen we ervoor om eerst de urgente taak op te pakken. Onderzoekers bestempelden dit het Mere Urgency Effect.

Dit verklaart waarom we vaak druk zijn met e-mails beantwoorden, meetings bijwonen en telefoontjes plegen, en waardoor we het gevoel geen tijd over te hebben voor het werk dat ons daadwerkelijk dichter bij onze doelen gaat brengen.

Dit Mere Urgency Effect ontstaat door drie dingen:

• Mensen voelen zich graag druk en productief, en het afvinken van urgente maar onbelangrijke taken geeft ons die illusie. Sterker nog, uit onderzoek blijkt zelfs dat mensen zich liever een elektrische schok toedienen dan dat ze helemaal niets doen.
• Onze hersenen zijn namelijk zo bedraad dat we van nieuwigheid houden, lezen we bij BBC. Daarom kiezen we ervoor om toch dat binnenkomende mailtje te beantwoorden.
• En dan is er natuurlijk ook nog de tijdschaarste die een rol speelt.

Uit onderzoek blijkt dat mensen die zichzelf als ‘druk, druk, druk’ beschouwen meer kans lopen om slachtoffer te worden van dit effect. In andere woorden: de personen die het gevoel hebben dat ze de minste tijd hebben, zijn waarschijnlijk ook de personen die hun tijd het minst goed gebruiken.

Zo maak je tijd voor taken die er echt toe doen

Herken jij jezelf in bovenstaand verhaal? Weet dan dat je niet de enige bent die zich laat opslokken door onbelangrijke taken. Op Doist vinden we drie tips die je in de toekomst helpen prioriteit te geven aan belangrijkere zaken.

1. De Eisenhower matrix om prioriteiten te stellen

Vind je het lastig om onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken? Voelen urgente taken al snel als belangrijk (bij urgente taken zit immers vaak iemand te wachten op antwoord)? Dan biedt de Eisenhower matrix uitkomst.

De Eisenhower matrix is een kwadrant en bestaat dan ook uit vier verschillende vakken. Nadat je een to-do list hebt gemaakt, pak je deze time management tool erbij en vul je jouw taken in de vier vakken in.

Vak 1 is urgent én belangrijk

Deze taken hebben een duidelijke deadline. Er zijn bovendien consequenties als je de taken niet uitvoert – een collega kan bijvoorbeeld niet verder als jij je werk niet hebt gedaan. Deze taken hebben prioriteit en voer je zo snel mogelijk uit.

Vak 2 is niet urgent en belangrijk

Dit zijn taken die geen deadline hebben, maar je wel dichterbij je doel brengen. Omdat hier geen deadline voor is, worden deze taken vaak vooruit geschoven. En dat terwijl ze de meeste impact kunnen hebben. Bij deze taken is het belangrijk dat je ze in je agenda plant.

Vak 3 is urgent maar niet belangrijk

Dit zijn bijvoorbeeld e-mails die je moet sturen, telefoontjes die je moet plegen en de administratie die je nog moet doen. Kijk wat voor werkzaamheden je hiervan kunt delegeren of verminderen. Ga desnoods het gesprek met je leidinggevende aan als je merkt dat je dagen door dit soort taken worden opgeslokt.

Vak 4 is niet urgent en ook niet belangrijk

Dit zijn taken die geen deadline hebben en je ook niet dichter bij je doelen brengen. Het gaat ook om afleidingen waardoor je minder werk kunt verzetten, zoals social media.

2. Ga aan de slag met time batching

Heb je wel eens van time batching gehoord? Dit is een populaire time management methode waarbij je jouw taken verdeeld in verschillende batches. Bij mijn werk zou een batch bijvoorbeeld artikelen schrijven zijn en een andere het beantwoorden van mijn mail.

Deze ‘bacthes’ deel je ook echt in je agenda in. Blok bijvoorbeeld iedere dag minstens twee uur om aan belangrijke taken te werken. Zorg dat je dit doet op je meest productieve uren van de dag (‘s ochtends vroeg bijvoorbeeld) zodat je ook nog eens een hoop werk kunt verzetten.

Ook het checken van je mail plan je in je agenda in. Doe dit bijvoorbeeld twee keer per dag en zet de rest van de tijd je mailprogramma uit. Zo laat je jouw agenda niet door anderen bepalen. Je zal zien dat ongestoord aan je taken werken je ook nog eens een hoop tijd bespaart.

3. Geef deadlines aan belangrijke taken

Hoe zorg je ervoor dat belangrijke taken urgenter aanvoelen? Dat is eigenlijk heel simpel: door de taken door middel van een zelf bedachte deadline ook echt urgenter te laten zijn. Daardoor voelt het makkelijker om prioriteiten te stellen voor de taken die er echt toedoen.

Een reden waarom we belangrijke taken voor ons uitschuiven is vaak ook omdat ze complexer en groter zijn dan de urgente taken die we moeten uitvoeren. Wanneer je voor jezelf een deadline hebt bedacht, kun je de belangrijke taak in behapbare taakjes gaan opdelen. Ook deze behapbare taakjes geef je een deadline. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om elke week zo’n behapbaar taakje (of drie) af te hebben.

Mailtje hier, belletje daar: zo krijg je zelf de controle over je werkdag