Redactie Metro Geld & Carrière 18 mei 2020, 15:00

Leestijd: 11 minuten

Een duidelijk rapport schrijven: volg deze stappen

Binnen bedrijven en organisaties zijn ze geliefd: rapporten. Voor elke tak van sport en elke afdeling is wel een passend rapport te bedenken. Maar heeft een rapport wel toegevoegde waarde? En hoe verzand je als schrijver van een rapport niet in de enorme berg data die door onderzoekers geleverd wordt?

Bij een rapport schrijven draait het allemaal om duidelijkheid, helder kunnen uitleggen en het goed presenteren van de resultaten. Dat gaat nog te vaak fout.

Verzamelen, ordenen en formuleren

In principe begint het schrijven van een rapport met drie kerntaken: verzamelen, ordenen en formuleren. De verzamelde informatie wordt waarschijnlijk aangeleverd door een onderzoeksteam of komt voort uit eigen onderzoek. De informatie moet in het rapport op een dusdanige manier worden verzameld, dat het eenvoudig is conclusies te kunnen trekken.

Daarmee gaat de volgende stap bijna automatisch in werking: het ordenen van de grote berg aan data. Mogelijk hebben onderzoekers, of jijzelf, flink wat aantekeningen gemaakt. Deze aantekeningen kunnen helpen bij het verwoorden van de resultaten en het vermelden van kanttekeningen. Let bij het schrijven van het rapport op helder taalgebruik. Iets wat als aantekening misschien staccato, met afkortingen of in termen opgeschreven is, kan vaak niet zonder meer in een rapport worden geplaatst.

Formuleren is mogelijk nog belangrijker dan de verzamelde informatie in een rapport. Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat de conclusies en de resultaten zijn. Eenduidig formuleren is key: zonder eenduidige formuleringen kunnen conclusies vraagtekens oproepen bij de lezer. Een rapport moet op een dergelijke manier worden geschreven dat het meteen duidelijk is voor de lezer.

Voordat je begint met schrijven

Voordat je begint met schrijven, is het belangrijk het doel te bepalen, de doelgroep te verkennen, de informatie te verzamelen, selecteren en ordenen. Daarna denk je na over de lay-out. Na al deze stappen te hebben genomen, kan de schrijver beginnen aan het schrijven van het rapport.

Het doel bepalen

Denk eerst na over het doel van het rapport: wat wil je precies bereiken. Wil je alleen informeren, of wil je de lezer ook aan het denken zetten over bijvoorbeeld alternatieve mogelijkheden? Misschien blijkt uit het onderzoek al wat de beste aanpak is en wil je een commissie of leidinggevende overtuigen. Probeer het doel zo concreet mogelijk voor ogen te krijgen.

Weet wie de doelgroep is

Denk na over de doelgroep: wie gaat jouw rapport lezen? Wat voor autoriteit heeft de lezer? Wie weet voor wie wordt geschreven, kan eenvoudiger een stijl kiezen. Denk ook na over de kennis en kunde van de doelgroep: weet deze al veel van het onderwerp? Dan kun je kort en bondig formuleren. Gaat het om een vrij ingewikkeld, abstract onderwerp? Gebruik dan een aantal voorbeelden. Deze stap is heel belangrijk, omdat het de kunst is de doelgroep niet te onderschatten, maar ook niet te overschatten.

Het verzamelproces

Bij het verzamelen van de informatie is het een goed idee alvast een bronnenlijst aan te leggen. Deze lijst kan zowel voor intern als extern gebruik waarde opleveren. Het is bovendien een handvat tijdens het schrijven van een rapport: de geraadpleegde boeken en websites zijn nog bij de hand. Het is tijdverspilling achteraf de juiste titels of auteurs terug te moeten vinden. Daarbij bestaat een kans dat de schrijver het document niet terug kan vinden. Daarom is het belangrijk meteen te noteren waar een citaat vandaan komt en alle gegevens van de bron op te schrijven. Doe je een eigen onderzoek? Dan is het maken van een digitaal formulier een aanrader. Zo hou je alle antwoorden in één formaat en bij het gebruik van software staat alle informatie ook veelal op één plek.

Het selecteren en ordenen van informatie

Het schrijfproces verloopt soepeler als je in grote lijnen bepaalt welke informatie er in het rapport gebruikt wordt. Niet alles wat je hebt bestudeerd komt terug in het rapport, maar alleen de essentie. Een gedeelte van de resultaten, dus.

Orden de informatie, zodat je tijdens het schrijven snel informatie kunt terugvinden. Op deze manier voorkom je dat je veel literatuur moet doorzoeken voordat je weer aan dat ene stukje informatie komt. Maak daarom alvast een concept-hoofdindeling, waarin je de verschillende delen sorteert. Het is aangeraden informatie in mappen op de computer onder te brengen. Hoe beter deze geordend zijn, hoe sneller de informatie terug te vinden is.

Door een concept-inhoudsopgave te maken, dwing je jezelf na te denken over de opbouw van het rapport. Zo krijg je ook een inzicht van hoeveel hoofdstukken je nodig hebt en hoe je de hoofdstukken verdeelt. Wat is de centrale vraag van het onderzoek en wat zijn de deelvragen? Op deze manier is het schrijven van een rapport een stuk gemakkelijker. Bovendien kunnen collega’s al aan de hand van de concept-inhoudsopgave feedback geven op de opbouw van het rapport. Zo kom je tot een rapport met een logische opbouw.

De lay-out

Bewaar alvast afbeeldingen, zoals illustraties, grafieken en tabellen in een aparte map op de computer. Doe daarbij ook direct aan bronvermelding. Probeer zoveel mogelijk illustraties en afbeeldingen op een duidelijke manier te plaatsen. Denk ook na over het lettertype en de vormgeving van het rapport. Misschien kan een dtp’er je hiermee helpen.

Zo schrijf je het rapport

Het rapport zelf schrijf je volgens bepaalde regels. Onder meer het taalgebruik is van belang. Veel schrijvers vergeten duidelijk te formuleren als ze maanden met de inhoud van het stuk bezig zijn geweest. Voorkom slordig, onsamenhangend en foutief taalgebruik. Taal-, stijl- en spelfouten zijn uit den boze. Het komt onkundig over. Laat daarom het rapport gerust nog eens doorlezen aan een Neerlandicus.

Schrijf het rapport in de neutrale derde persoon. Je gebruikt dus geen zinsneden als ‘naar mijn mening’, ‘hieruit concluderen wij’ en dergelijke. Je presenteert feiten en niet jouw mening, of dat van de opdrachtgever. Bovendien weet de lezer al wiens conclusies en bevindingen hij leest. Jouw naam staat immers op het rapport.

Gebruik korte zinnen. Alle informatie in lange zinnen proppen is nooit een goed idee. Denk daarbij ook na over het gebruik van vakjargon. Veel termen zeggen de lezer vaak niets. Zeker bij technische rapporten is dat belangrijk. Je kunt deze informatie ook ondersteunen met voorbeelden.

Kun je een stelling niet zelf beter verwoorden dan een citaat dat je hebt gevonden in de literatuur? Citeer de bron dan. Hetzelfde geldt voor statistieken. Uiteraard vermeld je ook de bron daarbij. Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘Hogeweg schrijft daarover’, waarna je citaat volgt. Bij gebruik van een boek of artikel vermeld je ook de achternaam van de auteur en het jaar van publicatie. Bijvoorbeeld: (Hogeweg, 2004). In de bronnenlijst noteer je ook de titelgegevens. Een voorbeeld hiervan: ‘Hogeweg, R. (2004), Een goed rapport.’

Je schrijft altijd in de actieve vorm. Geen ‘worden’, dus, maar: ‘Het management onderschrijft de resultaten van het eerder uitgevoerde onderzoek’. Gebruik dus niet: ‘De resultaten van het eerder gevoerde onderzoek worden onderschreven door het management.’ Dat is de lijdende vorm en niet prettig te lezen.

Wees ook voorzichtig met bijvoeglijke naamwoorden: ‘een enorme groei’, ‘een langdurig experiment’, et cetera. Het voegt niets toe, het is overdreven en het is vaag: wat is dat dan, een enorme groei? En is een langdurig experiment een experiment van een paar weken of een paar jaar?’

Noteer je in je tekst: ‘nog opzoeken’ of ‘later nog toevoegen?’ Doe dat niet. Zet in plaats daarvan een hekje en zoek via de zoekfunctie op hekjes in je tekst. Je weet dan waar je nog informatie moet toevoegen. Zo voorkom je fouten in het rapport.

De vaste onderdelen van een rapport

Een rapport heeft altijd een aansprekende omslag: de cover. Het is het eerste wat de lezer ziet. Daarom mag je best wat aandacht aan de voorkant besteden. De omslag moet prikkelend en uitnodigend zijn. De titel van het rapport moet de lading van het stuk dekken. Bovendien vermeld je de titel, een eventuele ondertitel en de naam van de auteur.

De tweede pagina is voor de titelpagina. Deze bevat meer informatie dan de omslag. Ook hier wordt de titel en andere relevante informatie vermeld, maar ook de plaats en datum van de publicatie, de naam van de instelling waarvoor het rapport is geschreven en een eventueel volgorde- of documentnummer.

Daarna begint de inhoudsopgave. Dit is een belangrijk element in het rapport. Het is een soort spoorboekje voor de lezer. De paginanummering moet kloppen, de onderverdeling in hoofdstukken moeten logisch zijn en de koppen moeten begrijpelijk zijn. De koppen in de inhoudsopgave moeten overeenkomen met de koppen die de hoofdstukken gekregen hebben.

Hierna volgt het voorwoord op een nieuwe pagina. Vertel iets over de doelgroep, de totstandkoming van het onderzoek en de gegevens over jou als auteur. Vaak gebruiken schrijvers voorwoorden ook als dankbetuigingen, zoals voor begeleiders en opdrachtgevers. Wees er terughoudend in: het is voor de lezer niet interessant. Dit is het enige gedeelte waarin je schrijft in de ik-vorm.

Na het voorwoord geef je op een nieuwe pagina een samenvatting van het rapport. Dit is een essentieel onderdeel, omdat veel lezers alleen de samenvatting en de conclusies lezen. Dit is een combinatie van de inleiding en de conclusie, maar in een kortere vorm.

Voeg ook een verklarende woordenlijst en symbolenlijst op. Dit doe je vooral als de lezer niet of nauwelijks bekend is met het onderwerp. Ook bij technische rapporten kunnen woordenlijsten van toegevoegde waarde zijn. Omschrijf je begrippen in heldere bewoordingen en introduceer geen nieuwe (onbekende) begrippen.

Dan begin je aan de inleiding: het is een soort spoorboekje voor de lezer. Wat gaat de lezer nu precies lezen? Wat kan de lezer verwachten van dit rapport? Geef in de inleiding antwoord op de vragen: ‘Wat is het onderwerp en het probleem? Waarom is dit rapport geschreven, met welk doel en welk belang?’, en ‘Wat is de werkwijze en de structuur van het rapport?’

Eindelijk: de content

Het middengedeelte is waar de content aan bod komt. Het bestaat uit een aantal kernhoofdstukken en de conclusies en aanbevelingen. Het middengedeelte vertelt heel concreet wat de onderzoeksresultaten zijn. Je mag er wat meer de diepte ingaan op de resultaten. Ondersteun deze gerust met afbeeldingen, illustraties, tabellen en grafieken. Geef deze informatie ook een figuur nummer en een passende kop. Verwijs in de tekst naar het figuurnummer. Zo is duidelijk welke informatie bij welk figuur hoort.

Hoe je middengedeelte er precies uitziet, verschilt per rapport. In het ene rapport wordt er diep op de materie ingegaan, terwijl een ander rapport juist kort, bondig en to-the-point is. Het ligt maar net aan het doel van het rapport en de veronderstelde kennis van de lezer.

In het middengedeelte komen ook de conclusies en aanbevelingen aan bod. Dat doe je op een aparte pagina, met de kop ‘Conclusies en aanbevelingen’. Neem dit apart op in je inhoudsopgave, want de meeste lezers bekijken alleen de inleiding, samenvatting en conclusie. Hoe zeer je ook je best hebt gedaan op het middenstuk: het wordt vaak alleen gebruikt als naslagwerk om de resultaten te verifiëren. Iedereen moet de conclusies kunnen begrijpen: ook gehaaste lezers.

Daarom is het belangrijk dat je in de conclusies geen verrassingen introduceert: geen nieuwe informatie, dus. De onderbouwing van een conclusie moet in de voorgaande hoofdstukken duidelijk terug te vinden zijn. Conclusies moeten teruggaan naar de kern. In een oogopslag moet het voor de lezer duidelijk zijn wat de kernpunten zijn.

Trek ook echt conclusies en geen verkorte versies van het voorgaande hoofdstuk. De schrijver moet de informatie al voor de lezer interpreteren en daaraan een conclusie of een aanbeveling verbinden. Voeg aanbevelingen alleen toe als de opdrachtgever erom heeft gevraagd.

Het slotgedeelte: duidelijk en consequent

Het slotgedeelte moet duidelijk en consequent zijn. Als je het rapport goed geschreven hebt, komen de bronnen door het hele rapport consequent terug. Ook gevonden informatie op internet moeten in het rapport en in het slotgedeelte terugkomen. Je vermeldt alleen bronnen die in het rapport zijn genoemd. Alle informatie moet op alfabetische volgorde zijn gezet. Sorteer ook op type: boeken, internet, audio-interviews, YouTube-video’s, tijdschriften, kranten et cetera.

Je voegt ook bijlagen toe. Dat doe je om kernhoofdstukken bondig te houden. Bijlagen zijn bij uitstek bedoeld om gedetailleerde informatie (zoals gebruikte vragenlijsten) weer te geven. Bijlagen zijn optioneel: lezers zijn niet verplicht de bijlagen te gebruiken. De geschreven hoofdstukken moeten dus ook duidelijk zijn als de lezer de bijlagen geraadpleegd. In de tekst van het rapport moet de auteur ook duidelijk verwijzen naar de bijlage, en vermeldt de auteur waar de bijlage is te vinden. Voorzie een bijlage altijd van een nummer, omschrijving en tot slot een paginanummer.

(Dit artikel valt buiten de redactionele inhoud van Metro)