Claartje Vogel Geld & Carrière 8 apr 2019, 06:30

Leestijd: 4 minuten

Zo voorkom je tijdverspilling tijdens meetings

Elke maandag helpt Metro je carrière op weg met verhalen over de arbeidsmarkt. Vandaag: nooit meer naar een zinloze vergadering.

„Wat was die vergadering een tijdverspilling! En ik heb nog zoveel te doen.”

Komt deze uitspraak je bekend voor? Je bent niet de enige. Vergaderingen zijn lang niet altijd zinvol en dat is een probleem.

Nederlanders werknemers die minstens eens per week vergaderen, zijn ongeveer een kwart van hun werktijd kwijt aan meetings (onderzoek Wilbert van Vree, 2011). En gemiddeld twee uur daarvan is zinloos, blijkt uit analyse van 19 miljoen internationale vergaderingen (2019) door online planningstool Doodle.

Directeur Gebriele Ottino van Doodle: „Het voornaamste probleem is dat vergaderingen achteloos gepland worden. Managers denken niet goed na over het doel en wie ze daarbij nodig hebben. Zo’n 44 procent van de werknemers geeft aan dat hij zijn werk niet af krijgt door slecht georganiseerde vergaderingen.”

Hoe voorkom je zinloze vergaderingen? Ottino: „Als jij de vergadering organiseert, bedenk dan vooraf wat je eruit wilt halen en stel een agenda op. Ga niet vergaderen als je niet weet waar je het over gaat hebben. Je hebt wel wat beters te doen.”

Nodig alleen de mensen uit die je nodig hebt. Apple-oprichter Steve Jobs was daar heel streng in: wie niet in een vergadering thuis hoorde, zette hij de kamer uit. „Je nodigt mensen niet voor de gezelligheid uit voor een meeting. Als het niet echt belangrijk is dat ze aanwezig zijn, dan moeten ze ook niet komen.”

Word je uitgenodigd voor een vergadering? Accepteer het verzoek niet zomaar, maar vraag je eerst af of het echt nodig is dat jij aanwezig bent.

Is er geen plan of schema? Vraag dan eerst meer informatie. Sla de bijeenkomsten over die echt zonder jou kunnen, zodat je aan je werkt toekomt.

Maar ook een goed georganiseerde vergadering kan op niets uitlopen. Soms komt dat door de mensen. Vakmedium Undercover Recruiter maakte een overzicht ’lastige vergadertypes’ en hoe je met ze moet omgaan.

1. De persoon die te laat is

Iemand die te laat is, verstoort de vergadering. Wat je in elk geval niet moet doen, is de laatkomer een samenvatting geven van wat er besproken is voor hij binnenkwam. Dan verslapt de aandacht van de rest van de groep. Besteed er dus niet te veel aandacht aan op het moment zelf, maar spreek je collega na afloop aan. Te laat komen is gewoon onbeleefd en storend.

2. De multitasker

Dit is de collega die ’best wil aanschuiven’ bij je vergadering, maar wel zijn laptop meeneemt. Hij beweert dat hij echt wel twee dingen tegelijkertijd kan. In de praktijk luistert hij toch echt minder aandachtig naar de groep. En nog los van of hij zelf geconcentreerd is, haalt het getik zijn collega’s waarschijnlijk ook uit hun concentratie. Vraag hem na de vergadering of hij te veel werk heeft en help hem een oplossing te verzinnen. Maar wees ook streng: als je vergadert, moet je je aandacht erbij houden.

3. De telefoonverslaafde

Tijdens de vergadering is hij vooral bezig met Whatsapp en social media. Dat komt ongeïnteresseerd over. Luistert hij nou naar je of niet? Vraag vriendelijk of deze persoon zijn telefoon weglegt. Je kunt ook afspreken dat niemand zijn telefoon gebruikt tijdens vergaderingen.

4. De scepticus

Met welk idee je ook komt, deze persoon haalt je plan onderuit. Hij twijfelt aan alles en komt zelf zelden met inbreng. Soms heeft hij een punt, maar besef je ook dat iemand die alleen maar negatief doet andere collega’s ontmoedigt om met originele ideeën te komen. Ga je brainstormen met een scepticus? Vraag iedereen dan ideeën voor te bereiden en kort te presenteren. Zo dwing je hem om zelf iets bij te dragen en zal hij minder geneigd zijn de ideeën van anderen af te kraken.

5. De kletskous

Deze persoon is graag aan het woord. Als het aan hem ligt, praat hij de hele vergadering vol. Wees daar alert op en zorg dat iedereen tijd krijgt om input te geven.

6. De onderbreker

Dit is de persoon die continu vragen stelt. Ook terwijl iemand nog bezig is met zijn verhaal – en dat is soms best irritant. Vaak bedoelt de onderbreker het goed, maar hij haalt wel de vaart uit de vergadering. Dit kun je oplossen door in het vergaderschema tijdstippen te plannen voor vragen. Word je zelf onderbroken? Zeg: ’Ik maak even mijn verhaal af. Ik hoor het graag als het aan het eind nog niet duidelijk is.’

7. De stille

Deze persoon zegt bijna nooit iets tijdens vergaderingen. Meestal betekent dit niet dat deze persoon geen ideeën heeft. Soms is hij verlegen of bang iets stoms te zeggen in de groep. De aanwezigheid van andere types (de scepticus, de kletskous) maakt dat soms erger. Je kunt hem helpen door actief naar zijn ideeën te vragen en vooraf vergaderpunten te delen, zodat de stille persoon zich kan voorbereiden.