Claartje Vogel Geld & Carrière 18 feb 2019, 07:05

Leestijd: 4 minuten

Iemand inwerken? Wees een vriend!

Elke maandag helpt Metro je carrière op weg met verhalen over de arbeidsmarkt. Vandaag: do’s en don’ts van inwerken.

De eerste werkweek van marketeer Anne Smink verliep niet soepel. „Pas na vier dagen kreeg ik een computer", vertelt ze. „Dan voel je je verloren." Ze zag dat bij elke nieuwe medewerker hetzelfde gebeurde. De HR-afdeling besteedde veel tijd aan mensen werven, maar zodra ze kwamen werken stond er niets voor ze klaar. Heel frustrerend, vond ze.

Inmiddels werkt ze voor Appical, een bedrijf dat software bouwt om het inwerkproces van bedrijven te regelen. Volgens expert en medeoprichter van Appical, Roy Terenstra, heeft bijna iedereen wel te maken gehad met een inwerktraject dat niet lekker liep, bij zichzelf of een collega. „Om allerlei redenen heeft inwerken geen prioriteit. Zonde, want zo voelen nieuwe medewerkers zich niet op hun gemak. Bovendien kunnen ze niet goed aan de slag."

Voorbereiding

Terenstra spreekt bedrijven uit allerlei sectoren over hun inwerktraject. Hij deelt de meest gemaakte missers en hoe je die als manager of collega kunt voorkomen. Bereid je voor op de komst van je nieuwe werknemer. Zorg dat er iemand is om hem te verwelkomen, richt een werkplek in en zorg dat die laptop klaarstaat. „Dan voelt iemand zich meteen welkom", zegt Terenstra. „En als het even kan, maak vast een inlog aan voor het systeem. Je hebt de eerste dag wel iets beters te doen dan gegevens invullen."

Je eerste werkweek is vermoeiend. Je moet wennen aan een nieuwe werkplek, collega’s leren kennen en je leert wat van je verwacht wordt in je functie. „Nieuwe werknemers worden op dag één overladen met informatie", vertelt Terenstra. „Alle informatie komt op hetzelfde moment en aan het eind van zo’n eerste werkdag ben je gesloopt."

Doseer informatie

Zo moet het niet, vindt Terenstra. Op je eerste dag heb je namelijk nog lang niet alle info nodig. „Het gaat om doseren", legt hij uit. Zijn bedrijf helpt bierbrouwer Heineken bijvoorbeeld met het inwerkproces. „Het is wel handig dat je weet welke merken Heineken verkoopt, maar je hoeft meestal niet meteen alle ingrediënten uit je hoofd te weten", zegt hij. „In de eerste week is het belangrijker om te weten wie je teamleden zijn en hoe je werkdag eruit ziet. Plan bijvoorbeeld eerst koffiedates met je directe collega’s. Maak een paar weken later kennis met andere afdelingen."

Ben jij verantwoordelijk voor het inwerken van collega’s? Stel prioriteiten en maak een stappenplan met doelen. Daarin schrijf je bijvoorbeeld wat iemand per week moet weten.

Te snel productief zijn

Verdeel het stappenplan over drie maanden. Zo lang duurt het namelijk gemiddeld om iemand goed in te werken, vertelt Terenstra. Dit hangt natuurlijk wel af van het soort organisatie. In een

bedrijf met tien man personeel weet je sneller hoe het werkt, dan in een grote organisaties met duizend medewerkers. Geef je nieuwe collega in elk geval ruimte om te leren.

Dat vinden nieuwe werknemers zelf ook lastig. Zij willen vaak meteen aan de slag en zichzelf bewijzen. „Geef jezelf toch tijd", zegt Terenstra. „Doe je dat niet, dan maak je eerder fouten. Stel, jij moet als ervaren programmeur meteen aan de slag met de belangrijkste code van het bedrijf. Misschien heb je de vaardigheden wel, maar zonder achtergrondinformatie heb je meer risico dat je net iets verkeerd verandert. Een bedrijf leren kennen, duurt zeker langer dan een paar dagen."

Onbekend jargon

Dat merkte ook Alison Entsminger, ontwerper bij softwarebedrijf IBM Watson. Ze is eigenlijk printontwerper en had nog nooit samengewerkt met IT-ontwikkelaars. Dat maakte inwerken extra moeilijk. „Vooral door de andere manier van werken en alle nieuwe termen", vertelt ze. „UX, provisioning, virtual machines, OpenStack… iedereen sprak in jargon en ik snapte er niks van. Ik was bang om dom over te komen, dus ik bleef stil tijdens vergaderingen."

Woordenboek

Uiteindelijk maakte ze samen met haar collega’s een woordenboek. Ze vroeg iedereen drie woorden op te schrijven die zij zelf de eerste dag niet kenden. Zij verzamelde de termen en sloeg ze op in een document voor ‘newbies’.

„Het kostte uiteindelijk maar tien minuten en het resultaat is super waardevol voor nieuwe medewerkers."

Terenstra: „Een lijst met veelgestelde vragen en een woordenboek besparen veel tijd. Voor nieuwe stewardessen bij KLM kan dat bijvoorbeeld een lijst zijn met alle afkortingen van de vliegvelden. Een ander handig hulpmiddel is een smoelenboek: een overzicht van alle collega’s, met foto en functie."

Wees een vriend

Als teamgenoot ben jij belangrijk om je nieuwe collega te helpen inwerken. „Wees een vriend, neem je nieuwe collega bij de hand en stel hem voor aan anderen", zegt Terenstra. „En help met praktische zaken, nodig hem uit om samen te lunchen. Dat kost nauwelijks tijd en heeft veel effect."