Claartje Vogel Geld & Carrière 24 sep 2018, 08:00

Leestijd: 4 minuten

Uitgebreid eten op kosten van de zaak, mag dat?

Elke maandag helpt Metro je carrière op weg met verhalen over de arbeidsmarkt. Vandaag: Wat mag je wel en niet declareren bij je baas?

Bijna iedereen maakt weleens kosten om zijn werk te kunnen doen. Denk aan een verkoper die koffie betaalt voor zijn klant, monteurs die onderweg moeten eten of een office manager die een cadeautje koopt voor een jarige werknemer. Terwijl de een regelmatig een uitgebreid driegangenmenu bestelt op kosten van de baas, durft de ander dat niet aan. Maar wat mag er nu precies wel en wat mag er absoluut niet gedeclareerd worden?

Laten we beginnen met de reiskostenvergoeding. Het is een fabel dat je „recht hebt” op 19 cent per kilometer reiskostenvergoeding. Bij sommige bedrijven is dat bedrag hoger, bij andere organisaties krijg je een vaste vergoeding. „Het hangt af van jouw afspraken met je werkgever”, vertelt expert wet- en regelgeving Dik van Leeuwerden van salarisverwerker ADP. „Er bestaat namelijk geen wet die zegt dat een werkgever jouw kosten moet vergoeden.”

Toch zullen de meeste werkgevers je tegemoet komen als jij kosten maakt voor de zaak. Er bestaat namelijk wel een wetsartikel dat ondernemers verplicht zich als ’goed werkgever’ te gedragen. Dat betekent onder andere dat een werkgever zijn beloftes moet nakomen en moet zorgen dat werknemers voldoende vakantie opnemen. Goed zorgen voor personeel betekent ook onkosten vergoeden die zij maken om hun werk te doen. Welke kosten daar precies onder vallen, dat spreken werkgever en werknemer samen af. Die afspraken staan meestal in je arbeidsovereenkomst. Verder staan er soms regels over declareren in de CAO van jouw beroepsgroep. In dat geval moet je werkgever zich daaraan houden.

In de praktijk zal je werkgever goed opletten wat de regels van de Belastingdienst zijn. „Dat is waar die 19 cent per kilometer reiskostenvergoeding vandaan komt”, vertelt Van Leeuwerden. „Dat is namelijk het bedrag dat een werkgever onbelast mag vergoeden. Als hij besluit om jou bijvoorbeeld 50 cent per kilometer te betalen, dan moet over de resterende 31 cent belasting worden betaald.”

Kilometervergoeding

Een aantal zaken mag een ondernemer onbelast vergoeden aan zijn personeel. Behalve de kilometervergoeding zijn dat dingen als werkkleding, gereedschap, computers, vakliteratuur en congressen. Ook kosten van tijdelijk verblijf voor een zakenreis en zakelijke maaltijden zijn onbelast en worden dus meestal wel vergoed.

Daarbovenop kan je werkgever nog gebruik maken van de zogenaamde ’werkkostenregeling’. Die houdt in dat een werkgever 1,2 procent van alle fiscale salarissen van zijn personeel onbelast mag uitgeven als onkostenvergoeding. Veel ondernemers gebruiken die vrije ruimte bijvoorbeeld voor kerstpakketten en teamuitjes, maar ook om extra onkosten te vergoeden. Als jij kunt verantwoorden dat de kosten die je gemaakt hebt nodig waren om je werk goed te doen, zal een werkgever dus niet zo gauw een declaratie weigeren.

Bonnetjes

Toch betalen medewerkers in loondienst jaarlijks heel wat zakelijke kosten uit hun eigen portemonnee. Uit een enquête van softwarebedrijf Unit4 en Ruigrok NetPanel (2016) blijkt dat een op de drie Nederlandse werknemers niet al zijn onkosten bij de werkgever declareert en daarmee gemiddeld 172 euro per jaar laat liggen. Uit een lezerspanel van magazine Intermediair blijken de voornaamste redenen: het ging om kleine bedragen (62 procent), ze waren het vergeten (44 procent) of het bonnetje was kwijtgeraakt (25 procent).

Zelfs Van Leeuwerden levert niet al zijn bonnetjes in. „Soms vergeet ik het gewoon. Bij ons is de regel dat je je bonnen binnen drie maanden moet declareren. Ik ben vaak te laat, vooral als het om kleine bedragen gaat. Bij grotere uitgaven denk ik er meestal wel aan.”

Champagne

Hoe ver kun je eigenlijk gaan met je zakelijke uitgaven? Terwijl de een op zakenreis een bescheiden maaltijd bestelt, gaat de ander voor het duurste gerecht op de kaart en een fles champagne. Of denk aan de collega’s die ’s ochtends samen een klant bezoeken en die gelegenheid aangrijpen om eens uitgebreid te gaan lunchen. „Vanuit fiscaal oogpunt bezien mag dat”, vertelt Van Leeuwerden. „Want hun maaltijden hebben een aantoonbaar zakelijk karakter. Een andere zaak zijn restaurantbonnen waarop een kindermenu vermeld staat of een rekening van de banketbakker op dezelfde datum als de verjaardag van de indiener. Dat zijn geen zakelijke kosten en die mogen dus niet belastingvrij vergoed worden.”

Van de Belastingdienst mag je het er dus gerust van nemen tijdens een zakenlunch. De inspecteur bekijkt alleen of de kosten fiscaal onbelast zijn, hij mag bijvoorbeeld niet zeggen dat je een simpel broodje had kunnen bestellen in plaats van een uitgebreide maaltijd. Maar of het van je werkgever mag, hangt af van jullie afspraken en zijn budget. Dat het bedrijf er geen belasting over hoeft te betalen, betekent namelijk niet dat het vergoeden van kosten gratis is. Wie regelmatig hoge kosten maakt, kan dus best eens een opmerking verwachten.